Fernando Tejero Zumeta
Presidente
Management & Solutions

Fernando Tejero Zumeta: evaluación de los proveedores (I)

Hemos comentado al definir la función de compras que consiste básicamente en analizar sistemáticamente las posibilidades que ofrecen los proveedores. Vamos por tanto a conocer los aspectos que deben ser tenidos en cuenta a la hora de llevar a cabo una eficaz gestión con los mismos.

Según Wilbur England un “buen proveedor”  es el que:“Es honesto y honrado en todo momento en su trato con los clientes, con sus propios empleados y consigo mismo; es el que tiene las instalaciones industriales adecuadas y el nivel técnico necesario para poder suministrar materiales ajustados a las especificaciones del comprador, en las cantidades solicitadas y en el plazo prometido; es aquel cuya posición financiera es segura; cuyos precios son razonablemente adecuados tanto para el comprador como para sí mismo; cuya política de empresa es avanzada; es el que está alerta a la necesidad de un constante desarrollo de sus productos y de sus procesos de fabricación, y el que consciente de que, en último término, la mejor forma de salvaguardar sus propios intereses es servir a sus clientes de la mejor manera posible”.

Las fuentes de información comúnmente más utilizadas para la búsqueda de proveedores, productos y servicios son:

Los catálogos y folletos de los proveedores.

Las revistas y publicaciones sectoriales.

Las Cámaras de Comercio y Asociaciones sectoriales y gremiales

Las Ferias y Exposiciones.

Las “páginas amarillas ".

Los buscadores en Internet.

A veces nos encontramos con visitadores que nos presentan magníficos catálogos con mensajes casi idílicos que nos invita a hacer pedidos sobre la marcha. Pero detrás de estas presentaciones muchas veces la realidad es otra cosa. Para compras importantes aconsejamos una visita a sus instalaciones, lo que nos permitirá no solamente una evaluación de la capacidad potencial de proveedor, sino que nos proporciona un conocimiento de la organización y dimensión del mismo.

Estas visitas pueden complementarse con la petición de informes comerciales a empresas especializadas, que analizarán desde su constitución hasta la composición de sus socios, capital social, clientes más importantes, y su situación financiera.

No existe una relación clara entre la dimensión del pedido y el tamaño del proveedor, por lo que no siempre los más poderosos son los mejores. Es conveniente por ello, disponer de más de un proveedor para los mismos pedidos.

Recordamos que en la sesión anterior hemos comentado la técnica de la matriz comparativa y ponderada de ofertas. A la hora de solicitar propuestas es muy importante observar ciertos requisitos:

Descripción clara de nuestras necesidades: Cuanto más claras sean estas, más facilitaremos a nuestros proveedores la confección de la oferta.

Enumeración de las condiciones del pedido: Todas las posibles y revisadas por un abogado mercantilista si es necesario. A continuación se incluye un ejemplo.

CONDICIONES Y TERMINOS DE PEDIDO

Codificación de los pedidos: El número de pedido figurará en todas las comunicaciones, facturas, envíos, embalajes y conocimientos de embarque. Independientemente que se le asigne un código de numeración propio al cliente.

Expedición de pedido: Todo proveedor estará obligado a comunicar a la empresa, con la mayor antelación posible, cualquier demora en los plazos de entrega ofertados para la conformidad o reparo por la empresa al nuevo plazo de entrega. A cada envío se le asignará una lista de envío, remitiéndose copia de la misma al Departamento de compras de la empresa. En caso de envíos no acompañados de lista, la lista de recepción de la empresa deberá ser aceptada por el proveedor.

Facturación: Toda factura ha de enviarse por duplicado, dentro de los diez días siguientes al envío de cada expedición a nuestras oficinas centrales (indicar dirección).

Condiciones y medios de pago: El pago ha de hacerse por giro a 60 días a partir de la fecha de  factura, previa conformidad de almacén a la recepción, con vencimientos el día 10  y 20 de cada mes. Estos giros irán domiciliados a nuestras oficinas centrales (se indica dirección).

Impuestos y tasas: Todo impuesto y/o tasa aplicable deberá indicarse en la factura, e irán incluidos en ella, por separado y en detalle, se entiende que al aceptarse el pedido el proveedor no efectuará cargo alguno por otros impuestos no detallados en la orden de pedido.

Garantías: El proveedor garantiza que los materiales y/o servicios incluidos en el pedido, cumplen las condiciones indicadas en los planos y especificaciones, y así mismo que deberán ser adecuados y suficientes a los fines que se destinan, fabricados con los materiales apropiados y sin defecto oculto alguno. Además por la indicación de (empresa), el proveedor vendrá obligado a reparar o sustituir sin cargo alguno al comprador, todo equipo o parte que en uso normal de servicio y en las adecuadas condiciones de empleo, no funcionaran correctamente, debido a defectos internos de material, producción o diseño, dentro del plazo de dos años a la aceptación de los materiales por (empresa), pero no más tarde de 30 meses a partir de la fecha de envío desde los talleres del proveedor.

Incumplimiento: en caso que se produzca por parte del proveedor de los términos y condiciones del presente documento, el proveedor se reserva el derecho de anular el pedido con o sin notificación previa, y sin perjuicio de cualquier otra acción que se estime oportuno llevar a cabo.

Patentes y marcas: El proveedor se compromete a mantener libre e indemnizar a (empresa), de y contra cualquier pérdida, gasto, obligación y reclamación de responsabilidad derivados a consecuencia de la fabricación, venta de cualquier maquinaria, aparatos, equipos, materiales y/o suministros señalados en el presente pedido o cualquier uso de los mismos que pueda dar lugar a reclamación por infracción de los derechos de patentes y marcas legalizados por terceros.

Cambios en el Pedido No se establecerán acuerdos ni entendimientos que puedan modificar en alguna forma las condiciones de acuerdo por escrito entre la empresa y el proveedor. El presente pedido, junto con sus anexos constituye el acuerdo entre las partes, y los anteriores acuerdos quedarán reemplazados y anulados por él. El presente pedido no podrá ser transferido por el proveedor sin autorización escrita de la empresa.

Indemnizaciones:  El proveedor al aceptar el presente pedido y sus condiciones, se compromete a indemnizar y evitar a la empresa cualquier tipo de reclamaciones que pudieran surgir por defectos en los servicios contratados, trabajos, equipos o materiales suministrados por el proveedor en el presente pedido.

Supervisión y Perfección del pedido: la empresa se reserva el derecho a supervisar por sí misma o terceros este pedido durante el proceso del mismo, para lo cual, tendrá libre acceso a instalaciones de los proveedores y subproveedores relacionados con él mismo. Así mismo, si se solicita, se le entregarán dos copias, sin valorar, de los pedidos pasados por el proveedor a los subcontratistas.

Jurisdicción competente: Cualquier disputa que se entable con relación al presente pedido, quedará sometida a la jurisdicción de los Tribunales que correspondan al domicilio social del proveedor, con exclusión de cualquier otro Fuero.

Fernando Tejero
Presidente Management & Solutions