Alejandro Cantero


	Alejandro Cantero Puntos claves en una Reunión Hemos agrupado los diferentes elementos que intervienen en el éxito de una reunión. Todos están internamente relacionados, cada uno de los factores que se describen a continuación interactuando sobre los demás, de manera que para una persona que necesite dirigir con mayor grado de acierto y efectividad sus reuniones, el conocimiento y control de estos elementos deberá ser su principal preocupación. Los Contenidos. Desde el punto de vista del contenido son dos las cuestiones esenciales que deben preocuparnos : el tema de la reunión y el objetivo que persigue la reunión, es decir, qué resultados pensamos obtener una vez cumplida la reunión. El tema y los objetivos caracterizan el estilo de la reunión, la estrategia que deberá seguir el responsable debe ser inspirada por estos contenidos, así cada tema requiere unos determinados participantes o un método de trabajo más adecuado. Igualmente, según qué objetivos nos marcamos para una reunión necesitaremos diferentes tipos de participación, no será lo mismo: Resolver un problema Armonizar acciones y planes de trabajo Intercambiar Experiencias Opiniones Conocimientos Sentimientos Comunicar información a los asistentes Tomar una decisión Evaluar los resultados de un proyecto, ... Durante toda reunión, quien la dirige debe tener presente el objetivo y el tema para no apartarse de ellos. Muchas reuniones se convocan de manera trivial, aunque en realidad no sean necesarias en ese momento. Otras veces por ese mal denominado “reunionitis” o exceso de reuniones. Para evitar estas situaciones es conveniente estudiar el objetivo, la necesidad y la conveniencia de la reunión: El primer paso a dar consiste en descubrir el objetivo que se persigue, para lo cuál se puede recurrir a una estricta investigación de los hechos : ¿ qué, cómo, cuándo, dónde, por qué, ... ?. El siguiente paso consiste en encontrar el método más idóneo para cumplir este objetivo, para lo cuál las preguntas útiles pueden ser del estilo de: ¿ a quiénes afecta ?, ¿ quiénes saben del tema ?, ¿ es necesario convocar una reunión ?, ..., además de la preparación del material, orden del día, ... Preparar una reunión significa planificarla por adelantado, teniendo en cuenta que nuestras decisiones deben ser coherentes con los contenidos de la misma. Así, debemos planificar el día, la hora más apropiada y la duración de la reunión. Una reunión creativa no se hace igual un lunes que un jueves, y las personas no estamos igual de fluidos a las diez de la mañana que después de la comida. Otra de las funciones del que prepara la reunión es la de informar, asegurándose de que todos los asistentes conocerán por adelantado los temas que se van a tratar y qué objetivos nos proponemos con la reunión. Por último, una función vital y a veces la más olvidada para preparar las reuniones es ordenar los contenidos. No todos los temas que vamos a tratar tienen el mismo peso. Dentro del orden de los contenidos será especialmente efectivo cuidar la secuencia de los temas, ya que si ésta es la adecuada los participantes avanzarán hacia el objetivo, de lo contrario darán vueltas y vueltas en discusiones inútiles. Una secuencia del estilo de : Conocer los hechos objetivos: ¿Qué ha ocurrido exactamente? Expresar las opiniones de los participantes: ¿Qué piensas tú al respecto? Enumerar los síntomas del Problema: ¿Cuál es el problema?, ¿Qué problemas comparamos con los hechos? Analizar las causas del Problema: ¿Por qué ocurre esto? Pensar en las posibles soluciones: ¿Cómo se podría resolver? Decidir qué solución adoptar: ¿Qué decisiones tomamos? El Responsable. Sobre el responsable recae el importante papel de realizar la reunión, su evaluación y su seguimiento posterior de los resultados obtenidos. Más tarde podremos definir aún más el responsable o conductor de una reunión a través de la tipología de reuniones. Los participantes. Cada día se nos hace más necesario ver las reuniones como una técnica para reflexionar en común, un lugar donde intercambiamos opiniones y experiencias además de sentimientos y actitudes concretas. El responsable de la reunión tiene que convertir la reunión en un medio efectivo para pensar sobre un problema y llegar a una solución práctica. La participación. Existen unos factores determinantes para generar y potenciar la participación: Número de participantes: un número elevado de personas realizarán menos interacción en el mismo tiempo que uno menor, por tanto sentirán que han participado menos. Sin embargo, incrementar el número de participantes significa disponer de mayor información y de más sugerencias. Nivel de madurez: será decisivo los conocimientos que los participantes tengan sobre el tema, además de su preparación profesional, además de saber con qué grado de integración funcionarán: sinceridad, armonía, cohesión, resolución de los conflictos, ... Moral: determinará su actitud positiva y constructiva hacia los temas de la reunión. Esta moral es consecuencia de como los asistentes perciben la importancia de la misma en relación a su propia escala de valores. Trabajar con personas que tienen una actitud optimista y constructiva hacia el tema que se trate facilita mucho la eficacia de la reunión. Así como su motivación. Entorno: disposición del espacio que garantice el intercambio de ideas. Apoyos audiovisuales Ambiente relajado Influencia de la situación exterior Dirección: el elemento con mayor grado de influencia en una reunión es la calidad de la dirección ejercida por el responsable. Y su éxito dependerá sin duda de su capacidad de manejar técnicas de interacción: Saber presentar los temas de la reunión de una manera atractiva. Hacer preguntas adecuadas para conseguir que todos hablen y que salgan a la luz todas las ideas interesantes. Aprender a escuchar lo que dice cada participante. Elaborar síntesis después de cada etapa de la reunión o tras las intervenciones muy largas para ratificar que los demás han entendido que el grupo sigue en sintonía. Junto a estas técnicas de interacción, el director de la reunión tiene que explotar su habilidad para cambiar en determinados momentos el tono de discusión libre - donde se favorece la participación espontánea y creativa de la gente - al tono de discusión de desarrollo - donde se participa con un rigor lógico y metódico -. El equilibrio entre estas dos modalidades de debate es la habilidad más importante que deben practicar quienes dirigen reuniones. Alejandro Cantero Socio Manangement Solutions
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